Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

 

Polityka prywatności dla uczestników aktywności organizowanych przez Fundację Nauki i Kultury „Opus Poloniae”

 

  1. Dane Administratora Danych Osobowych

Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Fundacja Nauki i Kultury „Opus Poloniae”, z siedzibą w Warszawie przy al. Jerozolimskie 47/5, 00-697 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000187626 i posługująca się numerem NIP 5262097635,, zwana dalej „Fundacją”. Kontakt z Fundacją w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem al. Jerozolimskie 47/5, 00-697 Warszawa, adresem e-mail: fundacja@fundacjaopus.pl lub pod numerem telefonu +48 888-328-783.

 

  1. Podstawowe pojęcia:

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

 

  • Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Aby wykonywać działalność statutową, Fundacja przetwarza Pana/Pani dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdzie Pan/Pani wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

 

W celu realizacji zadań przewidzianych w dotacjach i grantach, w których Fundacja uczestniczy, w tym warsztatach, szkoleniach, grach miejskich, prelekcjach, spacerach przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

 

W celu rozliczenia otrzymanych środków od podmiotów zewnętrznych, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

 

W celu realizacji zadań własnych w postaci warsztatów, szkoleń, gier miejskich, spacerów przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

 

W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru uczestników kursów, szkoleń, warsztatów, gier miejskich, prelekcji którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres-email (jeżeli został podany)

ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłosi Pan/Pani np. sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Fundacji jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO);

 

W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres zamieszkania (jeżeli został podany),
  • numer PESEL (jeżeli został podany),
  • adres e-mail (jeżeli został podany),

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Fundacji jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym uczestników aktywności oferowanych i realizowanych przez Fundację oraz osób trzecich);

 

W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres (jeżeli został podany),
  • adres e-mail (jeżeli został podany),
  • PESEL (jeżeli został podany).

— na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Fundacji jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy jakiś organ administracji lub organ państwowy tego zażąda);

W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do Fundacji, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • data i godzina odwiedzin strony,
  • rodzaj systemu operacyjnego,
  • przybliżona lokalizacja,
  • rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony,
  • źródło wizyty – kanał dotarcia,
  • urządzenie, z którego nastąpiło połączenie,
  • czas spędzony na stronie,
  • odwiedzone podstrony,
  • podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Fundacji jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej);

 

W związku z publikacją komentarzy na stronie przetwarzamy również zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie twojego adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej używasz. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj: https://automattic.com/privacy/. Po zatwierdzeniu komentarza twój obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

 

W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies);

 

W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • adres IP, z którego zostało nawiązane połączenie
  • data i czas nawiązania połączenia
  • informacje o przeglądarce internetowej odwiedzającego stronę,
  • informacje o systemie operacyjnym odwiedzającego stronę.

— dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Fundacji. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Fundacji jest administrowanie stroną internetową);

 

  1. Cookies
  2. Fundacja na swojej stronie internetowej, podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy (np. Google’a, home.pl).
  3. Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych, które postaramy się opisać poniżej:
  • zapewnianie bezpieczeństwa — pliki cookies są wykorzystywane w celu uwierzytelniania użytkowników oraz zapobiegania nieupoważnionemu korzystaniu z panelu klienta. Służą zatem do ochrony danych osobowych użytkownika przed dostępem osób nieupoważnionych;
  • wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby witryna sprawnie działała i aby można było korzystać z funkcji na niej dostępnych, co jest możliwe między innymi dzięki zapamiętywaniu ustawień pomiędzy kolejnymi odwiedzinami na stronie. Dzięki nim można zatem sprawnie poruszać się na stronie internetowej i poszczególnych podstronach;
  • stan sesji — w plikach cookies często są zapisywane informacje o tym, jak odwiedzający korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają. Umożliwiają również identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach. Pliki cookies służące do zapisywania tzw. „stanu sesji” pomagają zatem ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron;
  • utrzymanie stanu sesji — jeżeli klient loguje się do swojego panelu, to pliki cookies umożliwiają podtrzymanie sesji. Oznacza to, że po przejściu na inną podstronę nie trzeba każdorazowo podawać ponownie loginu i hasła, co sprzyja komfortowi korzystania ze strony internetowej;
  • tworzenie statystyk — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics; oprócz raportowania statystyk użytkowania witryny pikselowy Google Analytics może również służyć, razem z niektórymi opisanymi powyżej plikami cookies, do pomocy w wyświetlaniu użytkownikowi bardziej trafnych treści w usługach Google (np. w wyszukiwarce Google) i w całej sieci;
  1. Co ważne, wiele plików cookies ma dla nas charakter zanonimizowany — bez dodatkowych informacji, na ich podstawie nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Pana/Pani tożsamości.
  2. Pana/Pani przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Pana/Pani urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzy Pan/Pani sobie wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
  3. Szanując autonomię wszystkich osób korzystających ze strony internetowej, czujemy się jednak w obowiązku uprzedzić, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się strony, ograniczeń w korzystaniu z funkcjonalności etc.

 

  1. Prawo wycofania zgody
  2. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może Pan/Pani tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
  3. Jeżeli chciałby/chciałaby Pan/Pani cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy wysłać maila bezpośrednio na adres fundacja@fundacjaopus.pl.
  4. Jeżeli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Pana/Pani dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

 

  1. Wymóg podania danych osobowych
  2. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne.
  3. Aby mógł/mogła Pan/Pani korzystać z warsztatów, szkoleń, prelekcji, uczestnictwa w grach miejskich, spacerach konieczne jest podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie zarejestrować Pani/Pana jako uczestnika warsztatów, szkolenia, prelekcji, gry miejskiej co jest koniecznym do rozliczenia projektu na który otrzymujemy środki od podmiotów zewnętrznych.

 

  • Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

 

  • Odbiorcy danych osobowych
  1. Jak większość fundacji, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. Przede wszystkim przekazujemy Pani/Pana dane do podmiotu który przekazał nam środki na działania z których Pan/Pani korzysta – o tym jaki to podmiot zostanie Pani/Pan poinformowana/poinformowany w treści zgody. Ponadto w razie potrzeby, przekazujemy Pana/Pani dane osobowe współpracującym z nami prawnikom, którzy realizują usługi, firmie księgowej, firmie hostingowej, a także firmie ubezpieczeniowej (gdyby zaszła konieczność naprawienia szkody).
  2. Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

 

  1. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
  2. Jak większość fundacji, korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Microsoft czy Google. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane jako państwa trzecie.
  3. RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, ponieważ skoro nie stosuje się tam, co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niestety niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.
  4. Ze swojej strony zapewniamy, że przy korzystaniu z usług i technologii przekazujemy dane osobowe wyłącznie podmiotom ze Stanów Zjednoczonych i wyłącznie takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. — więcej na ten temat można przeczytać na stronie Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacy-shield_pl. Podmioty, które przystąpiły do programu Privacy Shield, gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.
  5. W każdej chwili przysługuje Panu/Pani prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.

 

  1. Okres przetwarzania danych osobowych
  2. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Pana/Pani danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
  3. W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na Pana/Pani danych osobowych niż ich przechowywanie, do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczamy — poprzez pseudonimizację. Pseudonimizacja polega na takim zaszyfrowaniu danych osobowych, czy też zbioru danych osobowych, że bez dodatkowego klucza nie da się ich odczytać, a zatem takie informacje stają się całkowicie bezużyteczne dla osoby nieuprawnionej.
  4. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
  • 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu realizacji działalności statutowej polegającej na organizacji szkoleń, warsztatów, prelekcji, gier miejskich, spacerów;
  • 6 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
  • do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
  • do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
  • do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.
  1. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.
  2. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie może Pan/Pani zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może Pan/Pani błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.

 

  1. Uprawnienia podmiotów danych
  2. Uprzejmie informujemy, że posiada Pan/Pani prawo do:
  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
  • przenoszenia danych osobowych.
  1. Szanujemy Pana/Pani prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
  2. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Panu/Pani ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
  3. Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Panu/Pani prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych w związku z Pana/Pani szczególną sytuacją. Musi Pan/Pani jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
  • istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności lub
  • istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  1. Ponadto w każdej chwili może Pan/Pani wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
  2. Swoje uprawnienia może Pan/Pani zrealizować poprzez wysłanie maila bezpośrednio do na adres fundacja@fundacjaopus.pl.

 

  • Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

  • Postanowienia końcowe
  1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
  2. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostanie Pan/Pani powiadomiony/powiadomiona drogą mailową (jeżeli podano takowy) lub pisemnie na adres zameldowania/zamieszkania wskazany przez Panią/Pana.
  3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 13.11.2018 r.